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Ihr Hinweis auf Verstöße

Ihr Hinweis auf Verstöße


Ihr Hinweis auf Verstöße

Verfahrensordnung interne Meldestelle der Gesellschaft für den Betrieb von Sozialeinrichtungen mbH (GBS)
Die nachfolgende Verfahrensordnung gilt für Hinweise und Fragen an die interne Meldestelle, die sog. Compliance-Anlaufstelle
A. WER kann melden?
Die interne Meldestelle steht allen Beschäftigten sowie Externen der GBS offen. Auch ehemals Beschäftigte und sich im Einstellungsverfahren Befindliche können sich an die interne Meldestelle der GBS wenden.
B. WAS kann gemeldet werden?
Hinweisgebende Personen können alle Compliance-relevanten Sachverhalte melden. Compliance-relevante Sachverhalte sind unter das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (nachfolgend HinSchG) fallenden aktuellen und zukünftigen Verstöße (insb. Straftaten und Ordnungswidrigkeiten) sowie sämtliche Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und interne Regelungen der GBS.
Mit diesem weiten Meldekatalog geht die GBS bewusst über den gesetzlichen Mindestanwendungsrahmen des HinSchG hinaus. (Melderelevanz nach dem HinSchG haben sämtliche Straftaten, außerdem Verstößen gegen Bußgeldvorschriften, die das Eigentum, die Freiheit, das Leben oder die körperliche Unversehrtheit schützen. Des Weiteren fallen unter das HinSchG viele thematisch ausgerichtete Verstöße – so z.B. Verstöße über Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Vorschriften zur Produktsicherheit und -konformität, zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, zur ökologischen Produktion, zur Kennzeichnung, außerdem Verstöße gegen Vorschriften zur Verkehrssicherheit, zum Umweltschutz und zu Energien aus erneuerbaren Quellen, zum Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit, zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, zur Tiergesundheit und zum Tierschutz, weiterhin Verstöße gegen Vorschriften zu Arzneimitteln, Medizinprodukten und Tabakerzeugnissen, zum Verbraucherschutz, zum Schutz der Privatsphäre und zum Schutz von personenbezogenen Daten sowie der Sicherheit von Netz- und Informationssystemen, zum öffentlichen Auftragswesen, zum Aktien- und Steuerrecht und schließlich Verstöße gegen Vorschriften über bestreitbare und faire digitale Märkte sowie nicht verfassungstreue Äußerungen von Beamtinnen und Beamten.)
C. WIE und WO kann gemeldet werden?
Für die Entgegennahme von Hinweisen und die Beratung in Compliance-Angelegenheiten steht eine externe, von der GBS beauftragte Ombudsfrau zur Verfügung, Frau Prof. Dr. Eva Kohler.
Hinweise können schriftlich, insb. per Mail an den Mailaccount der externen Ombudsperson eva.kohler@steuer-strafrecht.de, sowie per Post an die Büroanschrift (Prof. Dr. Eva Kohler, Ruhrtal 5, 58456 Witten) gerichtet werden. Hinweise können außerdem telefonisch unter der Mobilnummer 0174-4914758 adressiert werden. Auf Wunsch kann auch eine Videokonferenz oder ein persönliches Treffen mit der Ombudsperson nach Terminabsprache stattfinden.
D. WIE gestaltet sich das weitere Verfahren?
Im Falle einer Meldung sind folgende Verfahrensschritte zu unterscheiden:
  • 1. Erste Kontaktaufnahme, Eingangsbestätigung
  • 2. Sachverhaltspräzisierung und -prüfung
  • 3. Erläuternde Hinweise
  • 4. Vertraulichkeit, Benachteiligungsverbot
  • 5. Dokumentation
  • 6. Weiteres Verfahren, Folgemaßnahmen
  • 7. Rückmeldung
  • 8. Löschfristen
  • 9. Statistische Erfassung
A. Eingangsbestätigung
Die externe Ombudsperson nimmt die Meldung entgegen und bestätigt innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung.
Die Eingangsbestätigung erfolgt in der Regel spiegelbildlich auf dem von der hinweisgebenden Person gewählten Meldeweg. Bei Meldung via Sprachnachricht auf der Mailbox oder dem Anrufbeantworter erfolgt die Bestätigung über die von der hinweisgebenden Person angegebene Kontaktmöglichkeit.
Erfolgt die Meldung anonym ohne Angabe einer Erreichbarkeit, so kann eine Eingangsbestätigung (naturgemäß) nicht erfolgen.
B. Erfassung und Prüfung des gemeldeten Sachverhalts
Die Ombudsperson erfasst den von der hinweisgebenden Person gemeldeten Sachverhalt so präzise wie möglich. Sie bespricht den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person, soweit eine Kontaktmöglichkeit besteht, und stellt notwendige Rückfragen. Die Ombudsperson prüft, ob es sich bei der Meldung um einen Compliance-relevanten Sachverhalt handelt.
C. Erläuterung des Verfahrens
Die Ombudsperson erläutert der hinweisgebenden Person das sich an eine Meldung anschließende Verfahren und beantwortet Fragen. Insbesondere klärt sie mit der hinweisgebenden Person auch, inwieweit diese ihre Angaben zur persönlichen Identität vertraulich behandelt wissen will.
D. Vertraulichkeit, Benachteiligungsverbot
Die Meldung und die Identität der hinweisgebenden Person wird nur der Ombudsperson bekannt. Die Ombudsperson behandelt die Informationen zur Identität der hinweisgebenden Person und sonstige in der Meldung genannten Informationen absolut vertraulich. Eine Weitergabe auch für anstehende Folgemaßnahmen erfolgt nur, wenn die hinweisgebende Person hierzu im Vorfeld ihre Einwilligung in Textform erteilt hat. Im Hinblick auf in der Meldung sonst erwähnte Personen kann von der Vertraulichkeit auch abgesehen werden, wenn dies für Folgemaßnahmen, insbesondere die weitere Untersuchung des Sachverhaltes erforderlich ist.
Eine Weitergabe der persönlichen Daten muss des Weiteren auch erfolgen, wenn ein Gericht oder eine Verwaltungs- oder Ermittlungsbehörde in einem laufenden Verfahren die persönlichen Daten hinweisgebender Personen und der in der Meldung genannten Personen anfordert. In diesem Fall informiert die Ombudsperson die hinweisgebende Person regelmäßig im Vorfeld über die Weitergabe. Eine Information unterbleibt insoweit nur, wenn das anfordernde Gericht oder die Behörde dies wegen einer Gefährdung des Untersuchungszweckes untersagt.
Hinweisgebende Personen erfahren keine Nachteile, weil und wenn Sie Informationen über einen Compliance-Sachverhalt oder begründete Verdachtsmomente hierzu melden. Hierzu verpflichtet sich die GBS auch bei Meldungen, die über den Abwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes hinausgehen.
Keinen Schutz erfahren vorsätzlich und grob fahrlässig falsche Meldungen. In diesem Fall kann sich die hinweisgebende Person selbst Schadensersatzansprüchen und/oder arbeitsrechtlichen Maßnahmen aussetzen. Eine vorsätzlich oder grob fahrlässige Meldung stellt zudem regelmäßig auch eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit dar. Auch die Vertraulichkeit ist in diesem Fall nicht zu respektieren.
E. Dokumentation
Die externe Ombudsperson dokumentiert die Meldung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben. Bei Meldungen, die in Textform eingehen, repräsentiert schon die (schriftliche) Meldung die erforderliche Dokumentation. Ebenso erfolgt die Dokumentation (automatisch) in einer aufgezeichneten Sprachdatei, wenn die hinweisgebende Person ihre Meldung auf die Sprachbox des Anrufbeantworters oder die Mailbox des Mobiltelefons spricht.
Bei einer sonstigen telefonischen Meldung oder einer Meldung in einer persönlichen Besprechung, erstellt die Ombudsperson eine zusammenfassende Dokumentation (sog. Inhaltsprotoll). Soweit die hinweisgebende Person dies wünscht oder (im Vorfeld) einwilligt, kann das Gespräch auch (ausnahmsweise) in einer dauerhaft abrufbaren Tonaufzeichnung oder wörtlich in einem sog. Wortlautprotokoll festgehalten werden. Hat die Ombudsperson eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Wortprotokolls verwendet, löscht es die Tonaufzeichnung, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll (Inhaltsprotokoll, Wortprotokoll) zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form (z.B. durch Mail) zu bestätigen.
F. Weiteres Verfahren, Folgemaßnahmen
Die externe Ombudsperson informiert den Geschäftsführer der GBS über melderelevante Eingänge. Dabei wahrt sie – soweit die hinweisgebende Person dies wünscht – auch insoweit Vertraulichkeit.
Die externe Ombudsperon bespricht mit dem Geschäftsführer der GBS die ggf. einzuleitenden Folgemaßnahmen. Hierzu zählen insbesondere:
  • Die Einleitung und Durchführung einer interne Untersuchungen einschließlich der Beiziehung von Unterlagen und der Befragung von Personen,
  • der Verweis der hinweisgebenden Person an andere (intern) zuständige Stellen,
  • die Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde,
  • der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen
  • das Ergreifen von Abhilfemaßnahmen
G. Rückmeldung
Die externe Ombudsperson gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine entsprechende Rückmeldung über die Folge- und eventuelle Abhilfemaßnahmen. Dabei wahrt sie schutzwürde (Daten-)schutzrechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder sonst in ihr Erwähnung finden.
Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person muss unterbleiben, wenn dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen beinträchtigt würden.
H. Löschfristen
Die externe Ombudsperson überwacht die Löschfristen für die Dokumentation. Diese betragen im Anwendungsbereich des HinSchG 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Im Übrigen wird die Dokumentation entsprechend allgemeinen datenschutzrechtlichen Anforderungen gelöscht, soweit kein berechtigtes Interesse mehr an ihrer Aufbewahrung besteht.
Steht eine Löschung an, informiert die externe Ombudsperson im Vorfeld den Geschäftsführer der GBS und löscht zum Zeitpunkt des Fristablaufs die bei ihr aufbewahrten Dokumente.
H. Statistische Aufzeichnungen
Neben der Dokumentation nach C. erfasst die Ombudsperson die eingegangene Meldung ohne Bezug zu Personen zu statistischen Zwecken. Diese in jeder Beziehung anonymisierte Datenerfassung unterliegt keinen Löschfristen.
Flyer "interne Meldestelle"


Ansprechpartner

Prof. Dr. Eva Kohler
Compliance